文件是iso9001认证质量保证系统的基本要素

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文件是iso9001认证质量保证系统的基本要素，只有确定好机构、编写好目录、开展好分类、集中好会审、培训好员工才能真正把文件编写得更细化、更精准、更科学才能真正有效地指导生产，申报高新技术企业确保产品质量最终才能真正达到产品安全和有效的目标。

　　一、文件的分发

　　所有文件均必须由文件管理部门分发，在分发新版本文件的同时应收回旧版文件，管理部门在分发文件的同时，应建立分发记录，对文件的去问记录在案。

　　文件一经批准，应在文件生效之日前一星期分发至相关部门或人员。文件的分发应指定专人负责。每次分发文件时，发文者需填写相应的记录，收到文件复印件的各部门应在要在相应的分发与接收记录一栏签上姓名及收文日期，原稿由质量保证部门进行归档保管，以便于统计、查找。

　　二、文件的执行生效

　　文件分发后，各相关部门应组织相关培训，培训方式可有传阅、开会宣读、学习班等形式，保证有关人员能正确理解和执行文件内容。指导培训的人原则上是文件的制定人或审核人和批准人。各部门按文件规定的生效日期执行文件的有关规定。企业还应对文件的执行情况进行检查监督，确保其有效使用。

　　三、文件的变更控制和保管

　　文件是用于指导实际生产中的各项操作，应该始终确保文件的切实可指导性。这一特性，决定了文件制定后并不是一成不变的，需要在实践中不断完善。新版iso9001认证标准在文件管理方面增加了变更控制的内容。文件应定期审核、修订：文件修订后，应按规定管理，防止因疏忽造成旧版本文件的误用。文件管理部门应保留一份现行文件的原件和一套样本，并根据文件变更情况随时更新，做好记录。对于过时的文件，仅在文件管理部门保存一份原件（加盖作废印章），以便必要时查阅。

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