盘点：干部人事档案的相关查阅制度与信息化查阅管理探析 - 1

答非所问

人事档案是各级委（组）和组织人事等有关部门在的组织建设、人事管理、人才服务等工作中形成的，反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。它是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，是维护人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是的重要执政资源，属于和国家所有。文档管理系统的相关知识也可以到网站具体了解一下，有专业的客服人员为您全面解读，相信会有一个好的合作！

档案管理的最终目的是为了提供利用。查阅人事档案是基本的利用方式之一。例如，有的是因为考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入学、入、入团、出国、参军、职级待遇、治丧等需要查阅档案的，有的是因为与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或病重不能口述提供情况的，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料，可查阅其档案中的有关材料，有的是因为编写史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记时，该已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历或自传材料，有的是因为政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案，取得旁证材料的，可查阅有关材料……凡此种种，都需要查阅档案。

查阅人事档案的相关制度

为了保证档案的安全，需要建立人事档案查阅制度，从而对档案的查阅进行有效管理。制定档案查阅制度需要注意：

①需要查阅档案的单位，应派员持单位介绍信和主要领导签字并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅档案审批表》，必须填写表后才能按照程序借阅档案。同时需要注意到，由于级别的差异。在查阅不同级别的档案时，需要授权的单位和个人并不相同。以上海某高校为例，该高校比照制度规定：查阅局级以上的档案，《查阅档案审批表》应由校委负责人签署意见和组织部盖章，送市委组织部办理查阅手续；查阅本校处级的档案，《查阅档案审批表》须经本单位委（总支、直属支部）主要负责人签署意见，校委组织部负责人审核同意，并盖章；查阅本校其他教职工档案，《查阅档案审批表》应由本单位委（总支、直属支部）主要负责人签署意见，并盖上公章，经人事档案室负责人同意方可查阅。向外省、市、区查阅档案，必须事先与对方相应一级的组织取得联系，征得对方同意后，才能按规定手续开具《查阅档案审批表》，前往查阅。

②查阅者应在本室内专人监督查阅，允许查阅的内容和范围由本室人员确定。

③任何个人都不得查阅或本人或直系亲属的档案。

④本室保管的档案一律不外借，因工作需要要从档案中取证时，需征得本室人员同意后方可复制。

⑤严格遵守保密制度和查阅规定，不得泄露档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。

⑥要爱护档案，严禁抽取、撤换、涂改、圈划档案材料。阅档时禁止吸烟，以免损坏档案材料。

⑦一般情况下，查阅档案在阅览室进行。由于特殊情况，需要借出档案室阅档时，则不仅需要借阅人在人事部门开具《查借阅人事档案审批表》，注明借阅时间、借阅人姓名、档案的具体内容（档案要填写个人的姓名），经人事档案室负责人同意后，才能办理外借登记手续。原则上，借阅的档案需要当天归还，且不容许转借。如果采用了人事档案管理系统，则在系统中进行登记和注销。同时，如果借出的档案超过了一定的期限未归还，则必须进行催还。

信息化查阅管理探析

会博通综合档案管理系统，超30年匠心研发，提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

会博通借还体系的特色功能如下：

1.依权限搜索：用户所有搜索行为受权限管控，只有具备相应权限的借阅申请人才能搜索呈现相应的文件档案。

2.借阅申请流程:点击借阅申请后，系统自动套用“借阅申请流程模板”，进行流程审批。

3.多个文件同时借阅：通过多次搜索多次勾选，系统自动放入“收纳盒”进行统一借阅申请。也可对文件进行一式多份借阅管理。

4.借用文件预览：本地无缓存，文件带水印防止恶意扩散

5.借阅期限设置：借阅申请人可在借阅流程中选择所需借阅的时间，在申请对应的借阅时间内借阅人都可以阅读该文件，超过时限则不能阅读。

6.到期提醒：利用“到期提醒”功能提醒经办人及借阅人，也可通过系统发送短信提醒经办人和借阅人。

7.借阅统计：从查询范围、查询日期、借阅人、批准人、归还状态、借阅时间等方面进行统计。

8.连接高拍仪：可连接高拍仪，快速识别借阅人身份信息，同步实现现场拍照签名，高速完成借阅申请。